英語の日程調整メール｜会議の候補日提示・変更依頼の書き方と例文

英語の日程調整メールは、①打ち合わせの目的を伝える → ②候補日時を複数提示する → ③相手に選んでもらう の3ステップで書きます。日本語の「下記日程でご都合いかがでしょうか」をそのまま英語にしたものと考えると分かりやすいです。最大のコツは、候補を2〜3つ並べて選びやすくすることと、必ずタイムゾーンを書くこと（例："10:00 AM (JST)"）。海外とのやり取りでは時差で行き違いが起きやすいため、時刻には "JST" "EST" などを必ず添えます。候補を出す側は "Would any of the following times work for you?"、相手に委ねる側は "Please let me know what works best for you." が定番です。

この記事では、英語で日程を調整するときにそのままコピペできるフレーズを、場面別（会議を設定する・日程を変更する／リスケする・相手に候補を聞く）と相手別（取引先・上司・同僚）に整理しました。「候補日はどう出す？」「リスケのお願いはどう切り出す？」「タイムゾーンはどう書く？」をまとめて解決します。

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英語の日程調整メールは3ステップで書く

英語の日程調整メールは、目的・候補・依頼の3つがそろっていれば失礼になりません。まずこの型を押さえれば、会議でもオンライン商談でも応用できます。

ステップ	役割	例
① 目的を伝える	何のための打ち合わせかを示す	"I'd like to set up a meeting to discuss ..."
② 候補日時を複数提示	相手が選べるよう2〜3案を並べる	"Would any of the following times work for you?"
③ 相手に選んでもらう	返答しやすい一文で締める	"Please let me know which works best for you."

日本語のように長い前置きは要りません。英語では用件（①）を一文で示してすぐ候補（②）に入るのが自然です。そして必ず、時刻にはタイムゾーンを添えること。これが英語の日程調整で最もつまずきやすいポイントです。

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① 会議・打ち合わせを設定する（候補を出す側）

自分から日程を提案するときは、候補を複数並べて相手に選んでもらうのが基本です。1つだけ示すと「この日時で確定」というプレッシャーになり、調整の往復が増えます。

切り出しの一文（目的を伝える）

• "I'd like to set up a meeting to discuss [議題]."（[議題] についてお打ち合わせの機会をいただければと思います）
• "Could we schedule a short call about [案件]?"（[案件] について、短くお電話／オンラインでお話しできますか）
• "I'm writing to arrange a meeting regarding [案件]."（[案件] の件で打ち合わせを設定したくご連絡しました）

候補日時の出し方（複数提示）

• "Would any of the following times work for you?"（下記のいずれかでご都合いかがでしょうか）
• "Here are a few options that work on my end:"（こちらで調整可能な候補は以下のとおりです）
• 候補は箇条書きで並べると親切です。
  • "- Tuesday, June 24, 10:00 AM (JST)"
  • "- Wednesday, June 25, 3:00 PM (JST)"
  • "- Thursday, June 26, 11:00 AM (JST)"

締めの一文（選んでもらう）

• "Please let me know which time works best for you."（ご都合の良い時間をお知らせください）
• "If none of these suit you, please suggest a time that's convenient."（いずれもご都合が合わなければ、ご希望の日時をお知らせください）
• "Once you confirm, I'll send a calendar invite."（ご確定いただければ、カレンダーの招待をお送りします）

タイムゾーンは必ず書く。 "10:00 AM" だけでは、相手の国の朝なのか自分の国の朝なのか分かりません。"10:00 AM (JST)"（日本時間）のように、時刻のうしろに必ずタイムゾーンを添えます。相手と時差が大きいときは、"10:00 AM JST (= 6:00 PM PST the day before)" のように相手側の時刻も併記すると一層親切です。

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② 日程を変更する・リスケする（変更をお願いする側）

一度決めた日程を変えてもらうのは、最も気をつかう場面です。英語でも ①お詫び → ②変更の理由を簡潔に → ③代わりの候補を出す の順にすると、誠実かつスムーズに伝わります。理由は長々と書かず一言で十分です。

お詫びと切り出し

• "I'm sorry for the short notice, but could we reschedule our meeting on [日付]?"（直前のご連絡で恐縮ですが、[日付] の打ち合わせをリスケできますでしょうか）
• "Something has come up, and I need to move our meeting."（急な用件が入り、打ち合わせの時間を変更させてください）
• "Would it be possible to push our call to a later time?"（お電話を少し後ろの時間にずらすことは可能でしょうか）

代わりの候補を出す

• "Would [新しい候補日時] work instead?"（代わりに [新しい候補日時] はいかがでしょうか）
• "I'm available on the following days instead:"（代わりに、以下の日程であれば調整可能です）
• "Again, I apologize for any inconvenience this may cause."（重ねて、ご迷惑をおかけし申し訳ありません）

ポイント

• 「リスケ」は和製英語に近く、英語では "reschedule"（リスケジュールする） か "move our meeting"（打ち合わせを動かす） を使います。
• 自分都合の変更では、必ず代わりの候補を自分から出すこと。「変更したい」とだけ伝えて相手に丸投げすると、手間を押し付けた印象になります。
• 相手都合の変更を受ける側なら、"No problem at all — just let me know when suits you."（まったく問題ありません。ご都合の良いときをお知らせください）と快く受けるのが好印象です。

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③ 相手に候補を聞く（日程を委ねる側）

相手が目上だったり、相手の都合を最優先したいときは、こちらから候補を絞らず、相手の都合を先に尋ねる書き方もあります。

• "Please let me know what days and times work best for you."（ご都合の良い日時をお知らせください）
• "Could you share a few times that suit your schedule?"（ご都合のつく時間をいくつか教えていただけますか）
• "I'll do my best to accommodate your schedule."（できる限りご都合に合わせます）
• "Feel free to suggest a time that's most convenient for you."（ご都合の良い時間をご遠慮なくご提案ください）

目上の相手や大切な取引先には、この「相手に委ねる」型が丁寧です。一方で、相手が多忙そうなときは「候補を出してもらう」より「こちらが候補を出す」方が相手の手間を減らせます。相手に時間を使わせないのがビジネスでは喜ばれる、という基準で選ぶとよいでしょう。

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相手との関係性で切り出し方を変える

同じ日程調整でも、取引先・上司・同僚で適切な距離感は違います。取引先には候補提示と丁寧なクッションを厚めに、同僚には "Does Tuesday work?" くらい直接でOK、というのが目安です。

関係性	切り出し方の方針	一文（例）
取引先・社外（フォーマル）	目的→候補→委ねる、を丁寧に	"I'd like to arrange a meeting regarding ... Would any of the following times work for you?"
上司・目上（相手都合を優先）	候補を絞らず相手の都合を尋ねる	"Could you let me know what time would be convenient for you?"
同僚・チーム（直接的でOK）	短く、率直に候補を投げる	"Does Tuesday at 3 PM work for you?" / "Free for a quick call tomorrow?"

判断のコツ

• 迷ったら候補を2〜3つ出すのが最も親切。選択肢があると相手は即答しやすくなります。
• 上司・目上には「いつにしますか」と委ねる方が丁寧ですが、相手が多忙なら逆にこちらが候補を出した方が喜ばれることもあります。相手の負担で判断します。
• 同僚相手に重いクッション言葉を並べると他人行儀。"Does Tuesday work?" くらいで十分です。

Keigolyなら日程調整のトーンも相手に合わせて自動調整。 「取引先」「上司」「同僚」など相手との関係を選ぶと、日本語で書いた日程調整の文面を、その相手にちょうど良い丁寧さの英語に整えます。「候補を出すべきか、相手に委ねるべきか」「リスケのお詫びはどのくらい添えるか」を自分で悩まずに済みます。 → Keigolyで英語の日程調整メールを作る

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失礼・行き違いを防ぐためのコツ

英文として正しくても、時差や書式の詰めが甘いと調整が長引きます。日程調整で特に気をつけたい点を挙げます。

• タイムゾーンを必ず明記。 "3:00 PM" だけでなく "3:00 PM (JST)" と書きます。海外の相手には、相手側の時刻も併記するとさらに親切です。
• 曜日と日付をセットで書く。 "on the 25th" だけより "Wednesday, June 25" のように曜日と月日で書くと誤読が減ります。
• 時刻表記をそろえる。 英語圏は "3:00 PM" の12時間表記が一般的。"15:00" でも通じますが、相手の表記に合わせると親切です。
• 候補は2〜3案にしぼる。 多すぎると逆に選びにくくなります。3つ前後が選んでもらいやすい数です。
• 確定後の一言を入れる。 "I'll send a calendar invite once confirmed."（確定後にカレンダー招待を送ります）と添えると、その後の流れが明確になります。
• 件名で用件を示す。 "Meeting request: [案件]" や "Scheduling a call — [案件]" のように、件名だけで日程調整だと分かるようにします（→ 英語メールの件名ガイド）。

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まとめ

• 英語の日程調整メールは ①目的を伝える → ②候補日時を複数提示 → ③相手に選んでもらう の3ステップ。
• 時刻には 必ずタイムゾーン（"10:00 AM (JST)"）を添える。これが最大のコツ。
• リスケは "reschedule" を使い、お詫びと代わりの候補をセットで。変更の丸投げはしない。
• 取引先には候補提示と丁寧に、上司には相手の都合を尋ね、同僚には "Does Tuesday work?" くらい直接で。

候補の出し方やリスケのトーンで毎回迷うなら、相手との関係を選ぶだけで自然な英語に整う Keigoly を使ってみてください。メール全体の型は ビジネス英語メールの書き方ガイド、返事が来ないときの催促は 英語の催促・リマインドメールガイド も参考にしてください。